Метод Inbox Нула - най-добрият начин да се справят с хиляди непрочетени имейли
Продуктивност / / December 23, 2019
Купчина непрочетени имейли, постоянно излиза в папката "Входящи", ще предизвика паника в никого. Ако имате много бизнес партньори и колеги, с които си взаимодействат на кореспонденцията, просто трябва да си пощенска кутия чиста и подредена.
CEO JotForm Aytekin Tank оферти интересен начин за организиране на имейл със заглавие Inbox нула. Както подсказва името, методът е просто да поддържате вашата папка "Входящи" е празен.
Като цяло, на резервоара не е изобретил нищо ново. Входящи Нула отдавна установен писател и блогър Мерлин Ман, и е доказано и добре познат метод. Приблизително техниката на работа с документи описват още Дейвид Алън в книгата си "Как работи за». Резервоар просто да го адаптира към уеб интерфейса на Gmail.
Аз изпращам и получавам стотици имейли всеки ден. Но в края на деня пощенската ми кутия е винаги празна. Аз нямам секретарка, които биха обработва кореспонденцията. Аз се придържа към принципа, който се нарича Inbox нула. Това не е голяма работа.
Aytekin резервоар, предприемач, основател и главен изпълнителен директор JotForm
Резервоар изброява предимствата на метода Inbox нула:
- Вие няма да пропуснете нещо важно, ако вашата папка е "Входящи" е празен.
- Вие няма да направи своите получатели да чакат дълго, защото скоро ще бъде в състояние да отговори на техните букви.
- В пощенската ви кутия няма да се натрупват стотици или хиляди непрочетени имейли.
- Ще спестите повече време за наистина важните задачи и няма да прекарват часове каша наоколо с имейл.
Aytekin TankЗнам, че много хора, които ценят всички свои имейли, без да изтриете. В резултат на тяхната пощенска кутия започва да изглежда като фураж Twitter. Това е неудобно. Вие постоянно ще се загубиш в писмата.
Да предположим, че използвате Gmail - въпреки че този метод може да се адаптира към всеки доставчик (Hotmail, «Yandex», Yahoo) или имейл клиент (Outlook, Thunderbird или Sylpheed). Вземете един поглед депозити на непрочетени съобщения и продължете.
1. Почистете пощенската си кутия
По този начин, чрез приемане на метода на Inbox нула, трябва да се действа решително. Отворете "Входящи", изберете всички натрупани там имейли и да ги архивирате наведнъж. За някои това ще изглежда съществува лудост, но резервоара препоръчва да направи точно това.
Aytekin TankВие трябва да започнете с празна пощенска кутия. Това ръководство не ви помогне, ако в "Входящи", натрупани десетки хиляди писма. Така че резервно копие на всичко, и да започне от нулата.
2. Подарете си писма в хронологичен ред
Да се разработи този полезен навик, ще ви е необходим определен дисциплина. Когато при обработката на вашите имейли, започнете с най-старото съобщение и да се премести на чист. По този начин Вие ще спестите хронологичен ред и да не се бърка.
Процесът на писане ще ви помогне две функции в Gmail:
Активиране на "Auto-аванс". За да направите това, отидете на "Настройки» → «Общи", превъртане, за да "Автоматичен напредък" и да го активирате. Сега, когато отговаряте или архивиране на съобщения в Gmail няма да ви се връщат към списъка на входящите съобщения и показва следното съобщение. По този начин вие ще бъдете в състояние да се справят с този, писма от един в реда на получаването им, без значение какво се разсейвате.
След включване на бутона "Изпращане и архив" на, ако не сте включен. Отворете "Настройки» → «генералния» и намерете опцията "Покажи" Изпращане и архив "в отговор." По този начин Вие ще спестите време. В крайна сметка, ако вече сте отговорили на писмото, няма смисъл да я държи във "Входящи", нали? Кликнете върху бутона за изпращане и електронна поща автоматично се премества в архива.
И друго важно нещо:
Aytekin TankДа не се използва електронна поща като чат. Няма нищо по-лошо от това да произвеждат много дълга верига Отговор от постоянно цитирани писма. Ако трябва да се говори, използване месинджър, чат Слак или се свържете по телефона. Е-мейл не е подходящ за това.
3. Отговорено - Архив
Основното правило е методът на Inbox нула: папката "Входящи" - това не е мястото, където искате да съхраните по пощата. Всички имейли в пощенската кутия трябва да бъдат преработени веднага. Прочетете ги един по един и да отговори на всеки и да архивирате, ако съобщението изисква отговор, или просто архив на това, ако не се изисква съобщението отговор.
Ако не можете да реагират веднага на всеки имейл, има две възможности:
- Запишете го в кандидатурата си-организатор. Това може да бъде Evernote, OneNote, или който и да е мениджър на задачите. Задаване на датата, че програмата ще ви напомня да пиша отговор, в точното време.
- Ако можете да си просто напишете отговора, но целта е да го получите след известно време, използвайте разсрочено доставка в Gmail. Същото е в състояние да Outlook, Thunderbird и други клиенти.
4. Просто го направи
Всички предписанията на велик и силен Дейвид Алън. Ако имейлът изисква действие, което отнема няколко минути, просто го направи сега. Не копирайте писмото към списъка със задачи. Не го оставяйте в папката "Входящи".
Aytekin TankАко имате нужда да направите плащане, просто го направи точно сега. Ако имате нужда да изпратите отзиви на колега изпрати веднага. Ако делото отнема няколко минути, то няма смисъл да се сложи край.
5. Използвайте клавишни комбинации
преки пътища значително да намали времето за обработка на електронна поща. С тях няма да се налага да карам курсора на мишката напред и назад. Резервоар препоръчва да се помни и да използвате клавишната комбинация на три:
- E ключ ви позволява бързо да архивирате съобщението. Прочетете, натиснете E, архивира. Толкова е просто.
- бутон R се използва за бързо напиши отговор. Ако искате да отговорите на съобщение, кликнете върху нея, въведете отговора, натиснете Enter.
- F ключ напред получили имейли до други получатели.
Aytekin TankНе мисля, че имате нужда от каквито и да било други клавишни комбинации. В Gmail, аз използвам само три комбинации. За всичко останало, има мишка. Но изброени клавишни комбинации ви позволяват бързо извършване на трите най-често срещани действия с електронна поща, така че те спестяват много време.
6. Задавате филтри
Имейл филтри - изключително полезен инструмент, който върши много работа за вас. Това е достатъчно, за да ги веднъж, и те ще ви спести много време.
Ако вашата Входящи редовно намерите маловажно писмо (известие за интернет услуги, автоматичен поща, и т.н.), след това или отписване от тях, или коригирайте филтрите на такива писма са били архивирани автоматично.
7. Входящи е празен - Close-мейл
Когато се опитвате да се съсредоточи върху работата, не могат да бъдат постоянно се разсейва по електронната поща. Така че се придържаме към правилата, когато папката "Входящи" е празен, в близост таб или имейл клиент Gmail и да забравите за пощата в следващите няколко часа. Просто да се занимава с работата си.
Изключете всички известия за входящи имейл съобщения. Те са много объркващи.
Aytekin TankМожете да се отвори отново по пощата в рамките на няколко часа, за да обработи на натрупаните съобщения там, и след това да се върнат на работа. Целта на метода на Inbox Нула - сила себе си да не се разсейваме от входящите имейли. Вие трябва да управлявате вашата пощенска кутия без нея.
Ако сте опитали техниката Inbox нула и са готови да ви кажа това, което имаш, или искате да предложите по-добър метод - пиши в коментарите.
виж също
- 9 временни имейл услуги →
- Как да изчистите профила ви в Gmail от всичко излишно →
- 7 разширения за Gmail, които ще ви спестят време →