Какво е грешка планиране и как да се направи оценка на времето
Продуктивност / / December 23, 2019
Джесика Green
Marketer и автор на статии за бизнес и маркетинг.
Какво е грешка при планирането
През последните три години, аз боядисани пет стаи на дома. Започвам с спалнята и е било планирано, че шофирането с нея в продължение на една седмица. Въпреки това, последните щрихи взето само след месец.
Помислете, преминаване към втората стая сме дали да я рисува на един месец? И тук и там. Бях сигурен, след като вече пълнени ръката му, а след това, само за да завърши през уикенда, максимална - до следващия. Но аз имам един месец отново наляво. Както във всеки един от всички останали стаи. С изключение на кухнята - я отне още повече време.
Всеки път, готов да рисува друга стая, чаках една или две седмици всичко ще бъде готово. Опитът ми каза, че няма да управляват по-малко от един месец. Въпреки това, да се откаже от увереност в това, че много в този път със сигурност ще стане по-бързо, че е трудно.
В този самонадеян, защото ние подценяваме необходимостта от нас за решаване на проблемите на времето, си има име: Грешка при планиране. Тази концепция е в края на 70-те години влязъл
Интуитивен Прогноза: Предразсъдъците и корективни процедури психолози Даниел Канеман и Амос Тверски.Учените обясняват, че когато планиране хората често пренебрегват предишния си опит. В моя случай това е фактът, че в стаята картина всеки път, когато е необходимо за цял месец. Обикновено, ние се фокусираме само върху задачата в ръка: това е една малка стая, следователно, ще трябва да го боя за дълго.
Даниел Канеман разказва подробно за това в книга "Помислете бавно... Решете какво ви трябва бързо." Той твърди, че грешките в планирането обикновено се свързва с две неща:
- Ние не смятаме, че колко време отне да изпълнява подобни задачи в миналото.
- Предполагаме, че не се сблъскат с трудности, които ще предизвикат закъснения.
Какви са причините за неправилна оценка на времето,
споредУспехът в разрушително Times Институт за управление на проекти, само малко повече от половината от всички проекти са завършени по график.
Но едно нещо - да се подценява размера на времето, че трябва да се боя от стаята (тя просто ще ви отведе малко неудобство). Това е съвсем друго - да направи същата грешка при оценката на работните задачи и проекти. Тук, последствията могат да бъдат много по-сериозни.
В най-добрия, това ще доведе до факта, че вие или вашият екип ще трябва да работят извънредно. В най-лошия - до липса на бюджет, малки печалби, шефове и клиенти недоволство.
Как да се направи оценка на проблема правилно
Трябва да се спре планиране, доверявайки се на интуицията на мира. По-добре е да се използва специално оборудване.
1. Изграждане на предишен опит
Психолозите препоръчват Канеман и ТверскиИнтуитивен Прогноза: Предразсъдъците и корективни процедуриПреди работа не трябва просто да се оцени това, което трябва да се направи, и повече, и да се прецени колко време обикновено се харчат за тези задачи.
Например, вие трябва да създадете нова функция за мобилни приложения - Разберете колко време да похарчите за вашия екип има подобен проблем. Искате ли да пиша в блога дължина 4000 думи - данни получи около колко часа или дни сте взели за последен път.
Ако работите сам, най-лесният начин да се съберат тази информация - използване приложение за да следите на времето. Използвайте го с различни типове задачи, а след това използвайте готовите доклади.
За дейности в екип полезен софтуер за управление на проекти. Повечето от тях се използват няколко метода за събиране на данни, като например отчитане на действително отработеното време и изграждането на диаграма на Гант.
2. Посъветвайте се с друг, за да се оцени вашия проблем
През 1994 г. списанието на личността на Американската психологическа асоциация "и социална психология", публикува резултатитеИзследване «грешка при планирането» за: Защо хората подценяват задачата им Пусков Times пет проучвания, проведени от Roger Бюлер, Dale Griffin и Майкъл Рос.
Те потвърдиха, че хората често правят грешката на планирането, описан от Канеман и Тверски. Но открих нещо друго: ние често подценявам разходите за собствените си проблеми, но може да бъде хубаво да се предскаже колко време е необходимо някой друг.
Учените помолени участниците да се предполага, колко време е необходимо за извършване на определена задача на друго лице. Когато отговорите на тези по-често се позовава на минал опит. И дори когато това не е, техните оценки са много по-рационално, отколкото заключенията от тези, които е трябвало да изпълни задачата.
Това е така, защото ние обикновено сме много оптимистично отношение към своите способности. И много по-обективен, когато става въпрос за някой друг. Така че вместо да се опитва да се направи оценка на проблема сами, помолете приятел или колега, за да го направи за вас.
3. Направете период от време, както и да разгледа възможността за забавяне
Доналд Ръмсфелд, US политикИма добре позната добре познат - неща, които знаем, че ние ги знаем. Известни са и неизвестни - неща, които знаем, че те не знаят. Но все още не са известни, неизвестни - това са неща, които не знаят, не ги знам.
На този цитат се цитира в управлението на проекти. За да се даде възможност за неизвестни неизвестни, споменати от Ръмсфелд, мениджърите използват т.нар конуса на несигурност. Тя е предназначена за изображение диапазон от време, което може да изисква задача.
Когато започнете работа по проекта, вие сте малко повече за това, което знаете. Поради това, действителното време, необходимо, за да го завърши, може да варира значително с прогнозата. Смятате ли, че работата ще отнеме два дни, и всъщност може да се наложи осем. Или само за няколко часа.
Но в хода на този процес диапазон се намалява. Но да се каже точно колко време ви трябва, вие ще бъдете в състояние само в края - когато Осъществен.
И все пак, на конуса на несигурност ни позволява да се даде по-точна оценка. Ако знаете малко за предстоящия проект, разделете работата очакваното време за четири, за да намерите най-ниската граница на диапазона, и умножете по една и съща сума, за да се определи горна граница. Това ще има, например, от 1 до 16 дни.
Ако такъв голям диапазон не е за вас, използвайте сметката само горната граница - тогава, вероятно, работата ще отнеме 16 дни. Това не е точния брой, но най-вероятно, че е по-близо до реалността, отколкото първоначалната си оценка.
4. Оцени задача до три точки
Този метод ще бъде по-обективна. За всяка задача, трябва да се оцени:
- най-добрият сценарий;
- най-лошият сценарий;
- най-вероятният сценарий.
Първото число е вероятно да съвпадне с първоначалната си оценка. Оценка на най-вероятният сценарий може да се основава на емпирични данни, които имате. Но при оценката на най-лошото е необходимо да се помисли колко време ще отнеме, ако нещата се объркат.
Като взе три числа, изчисляване на средната стойност. Така например, ако най-добрият сценарий - в продължение на три дни, вероятните - пет дни, и най-лошото - девет, просто добавете 3 + 5 + 9 = 17. След това разделете на броя на три. Оказва се, средно по 5,67 дни - това е вашата прогноза за необходимото време.
5. Изчислете коефициента на грешка
Стив Павлина автор книги "В хода на личностното развитие за умни хора" препоръчва брои процент колко сте объркани в планирането. В бъдеще, този номер ще бъде използван за всички свои задачи.
Преценете времето за няколко случаяТова, което трябва да се извърши в близко бъдеще. Запишете вашите предположения. След приключване на работа, бележката колко сте прекарали общо.
Съберете всички насрочено време заедно. Направете същото с действителните. Сега всичко, действителното време е разделена на първоначална оценка - получавате правилния баланс.
Например, вие сте изчислили, че за да се изпълняват множество задачи изискват 12 часа. Но в крайна сметка ние прекарахме 15. съотношение грешка: 15/12 = 1.25. Това означава, че задачата, която взеха 25% повече време, отколкото сте планирали.
Сега винаги се размножават първоначалното им оценка на получения процент на грешка - и те ще бъдат по-точни.
6. Оценяване в най-непродуктивното време на деня
Американската анализатор и автор на бизнес литература Даниел Пинк си книга "Taymhaking. Като наука ни помага да направим всичко в срок ", той изпадна в научните изследвания на нашата chronotype - вътрешния часовник.
Учи как те влияят нашето благосъстояние през целия ден. И открих, че chronotype не само контролира нашата физическа и умствена дейност, както и повече и да определи кое време на деня ние сме най-креативните, когато и са склонни да положителните и отрицателните мисли.
Пинк се позовава на проучванеДневните и Сезонна Mood Вари с работа, Sleep и дължината на деня, в различни области култури Скот Голдър и Майкъл Мейси, който анализира настроението на хората на Twitter съобщения. Те открили, че потребителят обикновено позиции malopozitivny именно в периоди на производителността рецесия.
За повечето хора, този спад идва в средата на деня, веднага след обяд. Според Голдър и Мейси малко вероятно, че по това време ще имате добро настроение. Че това може да ви помогне да се избегне прекаленото доверие и оптимизъм, и в крайна сметка - да планират по-ефективно.
По този начин, същността на последния метод - да се направи оценка на проблема, а по спад на производителността. Тя е около шест часа след събуждане. Но вие може просто да изчака, докато достатъчно чувство за разпръскване и умора.
Резултатът от проверката, че вие сте по-близо до реалността, планирате времето си по този начин.
Много разбиране на грешки планиране ще ви помогне да определите проблема правилно. Може би не се получи да се контролира тяхната склонност да се надценяват собствените си способности. Но ако сте наясно с ефекта на прекомерен оптимизъм, и се опитайте да намалите този ефект, тя ще стане много по-добре управлявате времето си.
Layfhaker може да получи комисионна от закупуването на стоки, представени в публикацията.
виж също🧐
- Как да организираме деня си: методи за гении на производителността
- Как да не се наруши плановете и спазването на срокове
- Обикновено системата за планиране за тези, които са уморени от времето на управление, цели и списъци със задачи
- Защо контрола време не работи