7 дейности, които помагат да се работи с вашата поща по-бързо

Елементарно във вашата пощенска кутия не е само развали настроението, но и на лозата убие вашата продуктивност. Какво трябва да направя, ако планината входящите имейли се разраства, и не е нужно време, за да се справи с всичко това?

1. Отърви се от безпорядъка

Те включват не само откровен спам. Това, както и бюлетини, както и избор на отстъпки и оферти онлайн пазаруване - всичко това, което веднъж абонирани, и по кое време на употреба от време на време. Идеята е следната: всеки път, когато се отвори пощата, като букви, за да ви разсейват и пречат на фокус по време на работа.

Да не се примирим с битката с вечния хаос, ние изпращаме тази кореспонденция за определените за това места.

Microsoft Outlook 2016 Тя ви позволява да конфигурирате филтриране на входящите, така че буквите на подразбиране нисък приоритет се превърнали в папката "Non-спешно". Тук те ще се чака да се отвори, не мазоли очите ви.

2. Направете резервно копие на имейли, които са загубили значение

Разбира се, ако нещо не се нуждае точно сега, това не означава, че не е полезно в бъдеще. И все пак в входящи и изходящи съобщения трябва да се поддържа ред.

Публикациите, които съдържат важна информация, че вече можете ненужно, трябва да изпрати на архива. Най-удобният начин да се направи това автоматично конфигуриране на резервни копия с определена периодичност. Тук е последователност от действия: "File» → «Настройки» → «Advanced" в "автоархивиране", натиснете "Конфигуриране на автоархивиране" и изберете "Run автоархивиране всеки N дни", като посочва желаните време интервал.

Списъкът (CTRL + E), можете лесно да навигирате в архива и да подновите разговора, ако е необходимо. В резултат на това в пощенската кутия не е пълна, и не е нужно да губите време, опитвайки се да намери правилната имейла сред не особено значение.

3. Разделя се на групи от получатели

За да се отново и отново да не се получава един и същ вид пощенски списъци, създаване на тематични групи, които могат да разпространяват получателите на вашите имейли.

Семейство, приятели, работа на екипа по проекта - перспектива Тя ви позволява да добавите една група от хора от адресната ви книга или вашите контакти в Excel.

Какво е удобно? Не е нужно постоянно да лопата всички дестинации, за да намерите в дясно. В рамките на групата, можете бързо да споделят документи, а след това да работят заедно с тях. Съобщенията са сортирани в разговори, така че можете бързо да намерите важна информация и решаване на неотложни проблеми. За да създадете група контакти, натиснете CTRL + SHIFT + L.

4. Използвайте мобилното приложение

В случаи, когато спешно трябва да се справят с всеки проблем, това е много важно да имат достъп до електронна поща по всяко време, навсякъде - у дома и на път.

Използване на приложения за мобилни устройства, Outlook, можете да прегледате съобщенията, работата със списък от контакти и файлове от вашия смартфон или таблет. Всички данни се синхронизират моментално, така че рискът, че някои важни данни ще премине от вас, е изключено.

5. Конфигуриране изпращаме имейли, насрочени

Това не беше необходимо, за да се реши няколко проблема от гледна точка на пълната неприятности време, да свърши работата по-рано. Microsoft Outlook ви позволява автоматично да изпращате съобщения в определен час.

Имайте предвид цялата информация за това кой, какво и кога ти обеща да изпрати, е трудно. Шансовете са добри, че можете просто да забравите да го направя. Посочете деня и часа на отпътуване писане, така че няма да се отклоняваме от доставката на известията за срещи или напомняния за срокове наближават.

6. Управлявайте имейл с помощта на правила

В Outlook 2016 правила - са действия, които се прилагат автоматично към послания въз основа на определени условия. Правилата са разделени в две категории: уведомлението и организация.

Например, можете да настроите звукови сигнали за съобщения от всяко лице, или просто да изпратите в отделна група от съобщения с определени думи в сюжетната линия. Използвайте предлаганите услуги шаблони или да създадете свои собствени правила. Те могат да бъдат използвани за входящи или изходящи съобщения в една или няколко сметки.

7. Пазете цялата си поща на едно място

Работа поле, лична електронна поща - не се умножат лица без необходимост. Много по-лесно, когато в същото време имат достъп до всички имейли.

С Outlook 2016, можете да сложите заедно входящи съобщения за няколко сметки.

Добави към тази настройка контактна група и филтриране на съобщения с нисък приоритет - спестяване на време изглежда много впечатляващо.

софтуерен пакет Microsoft Office 365, която включва Outlook 2016- комбинация от познати инструменти с нови функции, които правят работата по-лесно и по-бързо. Синхронизиране на документи, поща и календар данни, взаимодействие с облачни инструменти, които нямат достъп до мрежата, както и достъп до текстовете презентации от браузъра - това е само една малка част от иновации, които ще ви помогнат да се справят с ежедневните задачи бързо и без излишно усилия.