Как да пишем писма: 6 компоненти на писмо убедителен

Електронна кореспонденция винаги е била и си остава основен начин за комуникация в света на бизнеса. Добре изработени писмо вече е половината от битката. Но тези писма не са в състояние да го направи. Понякога прочитането на писмото с бизнес предложение, не е ясно какво точно искате да предлагат, каква полза, която получавате от него, и защо си прекарва времето си в четене и разбиране на това букви.

Способността да се напише правилни, убедителни писма идва с практиката. И добре, когато преживяванията са разделени, позволявайки по този начин, други хора не стъпвайте върху една и съща рейк. Джефри Джеймс, автор на книгата «бизнес към бизнес продажби: Силови Думи и стратегии от света Топ Продажби Експерти », оферти проста система за изготвяне на убедителни писма, която се състои от 6 стъпки.

авторско право Shutterstock

1. Винаги ясно да си представите какво ще напише

Основната цел на писмото - за да сте сигурни, че получателят е взел окончателно решение. Така че, преди да започнете да пишете в писмото, запитайте се още веднъж за това, което е, което искате от получателя? Какво решение той трябва да вземе след като е прочел писмата ви?

В този случай, несигурността - е вашият заклет враг. Най-ясно целта си, толкова по-убедителни, за да получите писмо.

2. Започнете вашето писмо със сключването

Вашият извод е изявление, че вземането на решение от страна на получателя въз основа на съдържанието на Вашето писмо.

В училище ни учеха, че винаги започва с въведение. В случай на съставяне убедителни послания, това твърдение не е наред. В света на бизнеса, всеки е твърде зает, за да се оцени вашите умения за писане. Ето защо, трябва да отидете направо на въпроса.

Например, искате да получите от началниците си за разрешение за инсталиране на фитнес зала в едно от помещенията на вашата компания.

погрешно:

"Джим,
Както знаете, отсъствия от работа на служителите в момента е основен проблем, който е доста силен финансово въздействие върху двете нашата компания и други фирми в нашия бранш... бла бла бла... Така че ние трябва да се помисли за разпределяне на пари за презаселването на салона в главния офис на нашата компания. "

вярна:

"Джим,
Искам да има одобрен монтирането на фитнес зала в офиса ни. "

3. Споделете своите аргументи за няколко лесно смилаеми параграфи

Към аргументите в подкрепа на вашите идеи лесно прочели и разбрали, да ги разделят на няколко параграфа.

погрешно

"Според скорошен доклад на правителството група физически активност е изключително важно, дори въпреки факта, че само няколко компании демонстрират своя ангажимент за насърчаване на такива служителите. Много компании определят такива групи като недооценен активите, но те нямат план за въвеждане на подобни групи в бранша, дори въпреки факта, че фитнес е тясно свързани с корпоративния и личния успехи. Аз вярвам, че ако не се въведе подобен физически отбор в нашата компания, ние оставаме далеч зад конкуренцията. "

правилно

"Фитнес в офиса ще:
- за намаляване на отсъствията
- да се увеличи общата производителност "

4. Подсилване на всеки аргумент доказателства

Ако пишете писмо, състоящ се от солидни аргументи, тя може да се възприема като непрекъснат лично мнение и нищо повече. За всяко доказателство аргумент нужди. Как иначе да се разбере това, което наистина работи?

погрешно

"Фитнес в офиса ще бъде най-доброто решение, защото хората предпочитат да отидат на работа, вместо да си стоят в къщи. Тя също така ще помогне за намаляване на общата честота в офиса. "

правилно

"Намаляването на количеството на отсъствията. Според проучване, проведено от Националния институт по здравеопазване сред 1000 компании, които имат спортни зали в офиси, отсъствия на персонала с 20% по-ниски в тези компании, отколкото в компании, които не разполагат с такава оборудване. "

5. Повторете вашето заключение като призив за действие

В края на писмото, отново повтарям сключването му, заяви в самото начало. Едва сега като призив за действие. Така че не успеете получателя на определена заключение, че той трябва да направи след като е прочел писмото. Този разговор трябва да бъде проста и специфична.

погрешно

"Ще бъда много благодарен за вас, ако ви подкрепят този проект."

правилно

"Ако отговорът на това писмо, аз веднага постави началото на процеса."

6. Въведете полза в сюжетната линия

темата на писмото е почти най-важната част. Тъй като това трябва да се предвиди основния сюжетната линия, а изберете получател до желаното настроение. И затова трябва да го попълнят последният след като сте написали всички аргументи и доказателства, които подкрепят основната си заключение.

В идеалния случай, сюжетната линия трябва да реши два важни проблеми: така че трябва да се интересуват от получателя, че той се отвори и прочете писмото; и тя трябва да обхване до извода, че искате да се предадат на получателя.

В повечето случаи, най-добрият начин да се изпълнява и двете задачи наведнъж - е да се пише за ползите, които могат да бъдат получени в резултат на желаните решения за вас.

погрешно

"Въздействието върху здравето на работниците и служителите на физкултурните салони на оборудване по програмата в офиси"

правилно

"Как можем да се намали количеството на отсъствията на служителите"

Аз интересуват от вашето мнение. Как бихте реагирали, и за двете опции и какви правила, което се ръководи по време на подготовката на такива писма?